சுருக்கமான பதில்: நிர்வாகிகள் முதலில் சரியான கோபைலட் மற்றும் டிரான்ஸ்கிரிப்ஷன் கொள்கைகளை இயக்கி, பின்னர் அமைப்பாளர்கள் ஆதரிக்கப்படும் கூட்டங்களில் ஃபெசிலிடேட்டரை இயக்கும்போது அல்லது ரீகேப்பைப் பயன்படுத்தும்போது, டீம்ஸில் உள்ள AI குறிப்புகள் சிறப்பாகச் செயல்படும். உரிமம், டிரான்ஸ்கிரிப்ஷன் அல்லது கூட்ட வகை சரியாக அமைக்கப்படாதபோது, குறிப்புகள் தோன்றாமல் போகலாம் அல்லது முழுமையற்றதாக இருக்கலாம்.
முக்கிய குறிப்புகள்:
நிர்வாகக் கட்டுப்பாடு: AI குறிப்புகள் தோன்றும் என எதிர்பார்ப்பதற்கு முன், டீம்ஸ் சந்திப்புக் கொள்கைகளைச் சரிபார்க்கவும்.
உரிமச் சரிபார்ப்பு: ஃபெசிலிடேட்டர், ரீகேப் மற்றும் கோபைலட் அம்சங்களைச் சரியான உரிமையுடன் பொருத்தவும்.
படியெடுத்தல் தேவை: கூட்டத்திற்குப் பிந்தைய AI குறிப்புகள் முக்கியமானதாக இருக்கும்போது, படியெடுத்தலை இயக்கிச் செயல்படுத்தவும்.
கூட்ட ஏற்பாடு: சிறந்த முடிவுகளைப் பெற, தெளிவான நிகழ்ச்சி நிரல்களுடன் திட்டமிடப்பட்ட, ஆதரவுடனான கூட்டங்களைப் பயன்படுத்தவும்.
மனித மதிப்பாய்வு: குறிப்புகளைப் பகிர்வதற்கு முன் பெயர்கள், முடிவுகள், காலக்கெடுகள் மற்றும் முக்கிய விவரங்களைச் சரிபார்க்கவும்.
🔗 செயற்கை நுண்ணறிவுடன் பேசுவது எப்படி?
சிறந்த உரையாடல்களுக்கு, தெளிவான தூண்டுதல் பழக்கங்களைக் கற்றுக்கொள்ளுங்கள்.
🔗 செயற்கை நுண்ணறிவு செயல்திறனை அளவிடுவது எப்படி?
செயற்கை நுண்ணறிவு பணிப்பாய்வுகள் முழுவதும் துல்லியம், வேகம் மற்றும் விளைவுகளைக் கண்காணிக்கவும்.
🔗 செயற்கை நுண்ணறிவு மூலம் பணிகளைத் தானியக்கமாக்குவது எப்படி?
திரும்பத் திரும்பச் செய்யப்படும் அன்றாடப் பணிகளை நெறிப்படுத்த, செயற்கை நுண்ணறிவு கருவிகளைப் பயன்படுத்துங்கள்.
🔗 AI மாதிரிகளை எவ்வாறு மதிப்பிடுவது?
நடைமுறை அளவுகோல்கள் மற்றும் உண்மையான முடிவுகளைப் பயன்படுத்தி AI மாதிரிகளை ஒப்பிடுங்கள்.
1. டீம்ஸில் உள்ள AI குறிப்புகளின் அர்த்தம் என்ன 🤖
டீம்ஸில் AI குறிப்புகளை இயக்குவது எப்படி என்பதைப் பார்ப்பதற்கு முன் , ஒரே மாதிரியாகத் தோற்றமளிக்கும் மூன்று அம்சங்களை நீங்கள் பிரித்துப் பார்க்க வேண்டும்:
-
கூட்டத்தின் போது செயற்கை நுண்ணறிவால் உருவாக்கப்படும் குறிப்புகள் - பொதுவாக டீம்ஸ் கூட்டங்களில் ஃபெசிலிடேட்டர் மூலம் இயக்கப்படுகின்றன.
-
மீள்பார்வையில் உள்ள AI குறிப்புகள் - ஒரு சந்திப்பு அல்லது நிகழ்விற்குப் பிறகு காட்டப்படும் குறிப்புகள் மற்றும் பின்தொடர் பணிகள்.
-
கோபைலட் சந்திப்புக் குறிப்புகள் - சந்திப்பு அரட்டை அல்லது மீள்பார்வை அனுபவத்திலிருந்து மைக்ரோசாஃப்ட் 365 கோபைலட் மூலம் உருவாக்கப்படும் குறிப்புகள்.
ஃபேசிலிடேட்டர் நிகழ்நேர AI குறிப்புகளை உருவாக்கவும், முக்கிய முடிவுகளைச் சுருக்கவும், தீர்க்கப்படாத கேள்விகளை ஆவணப்படுத்தவும், மீட்டிங் சாட்டில் உள்ள கேள்விகளுக்குப் பதிலளிக்கவும், பணிகளை நிர்வகிக்க உதவவும் முடியும் . ஒரு மீட்டிங்கில் ஃபேசிலிடேட்டரைச் சேர்க்க அல்லது மீட்டிங்கின் போது அதை இயக்க, Microsoft 365 Copilot உரிமம் தேவை என்று மைக்ரோசாப்ட் கூறுகிறது; இருப்பினும், அது இயங்கத் தொடங்கியவுடன், மீட்டிங்கின் உள்ளகப் பங்கேற்பாளர்கள் நேரலைப் புதுப்பிப்புகளைக் காண முடியும்.
அந்த வேறுபாடு முக்கியமானது, ஏனென்றால் ஒருவர் “AI Notes” என்று கூறி, நேர்த்தியான நேரலைக் குறிப்புகள் பேனலைக் குறிப்பிடலாம், ஆனால் மற்றொருவர் கூட்டத்திற்குப் பிறகான AI குறிப்புகள் தாவலைக் குறிப்பிடலாம். ஒரே சமையலறை, வெவ்வேறு இழுப்பறைகள்.
2. டீம்ஸில் AI குறிப்புகளை இயக்குவதற்கு முன் செய்ய வேண்டிய விரைவான சரிபார்ப்புப் பட்டியல் ✅
இதோ ஒரு சுவாரஸ்யமற்ற ஆனால் முக்கியமான பகுதி. ஒருவர் “சேர்” (Join) என்பதைக் கிளிக் செய்தவுடன் மட்டும் AI குறிப்புகள் மாயமாகத் தோன்றிவிடாது. உங்களுக்குப் பொதுவாகச் சரியான உரிமம், சரியான நிர்வாகக் கொள்கை, படியெடுத்தல் வசதி இயக்கப்பட்டிருத்தல், மற்றும் இந்த அம்சத்தை ஆதரிக்கும் ஒரு சந்திப்பு வடிவம் ஆகியவை தேவைப்படும்.
முதலில் இவற்றைச் சரிபார்க்கவும்:
-
உங்கள் நிறுவனத்தில், நேரலை ஃபெசிலிடேட்டர் AI குறிப்புகளுக்காக மைக்ரோசாஃப்ட் 365 கோபைலட் அல்லது இன்டெலிஜென்ட் ரீகேப் அம்சங்கள் பயன்படுத்தப்படும் டீம்ஸ் பிரீமியம் / கோபைலட் உள்ளது
-
டீம்ஸ் சந்திப்புக் கொள்கையின்படி படியெடுத்தலுக்கு அனுமதி உண்டு.
-
கோபைலட் நிர்வாகக் கொள்கையால் தடுக்கப்படவில்லை.
-
இந்த சந்திப்பு, இந்த அம்சம் ஆதரிக்கப்படும் ஒரு திட்டமிடப்பட்ட டீம்ஸ் சந்திப்பாகும்.
-
அமைப்பாளர் அல்லது வழங்குநருக்கு, தொடர்புடைய செயற்கை நுண்ணறிவு அம்சத்தை இயக்குவதற்கான அனுமதி உள்ளது.
-
உங்களுக்குக் கூட்டத்திற்குப் பிந்தைய AI குறிப்புகள் வேண்டுமென்றால், இந்தக் கூட்டம் போதுமான அளவு நீளமானது மற்றும் படியெடுக்கப்பட்டுள்ளது.
மைக்ரோசாஃப்ட்டின் டீம்ஸ் பிரீமியம் உரிம ஆவணத்தில், “கூட்டங்களிலிருந்து AI உருவாக்கிய குறிப்புகள் மற்றும் பணிகளைக் காண்க” என்பது ஒரு AI-ஆற்றல் பெற்ற தகவல் தொடர்புத் திறனாக சேர்க்கப்பட்டுள்ளது, அதே சமயம் அதன் ஃபேசிலிடேட்டர் வழிகாட்டுதலில், ஃபேசிலிடேட்டரைச் சேர்க்க அல்லது இயக்க மைக்ரோசாஃப்ட் 365 கோபைலட் தேவை என்று தனியாகக் குறிப்பிடப்பட்டுள்ளது.
ஒரு சிறு சிக்கல், ஏனெனில் நிச்சயமாக ஒன்று இருக்கிறது: ரீகேப்பில் உள்ள AI குறிப்புகள், ஐந்து நிமிடங்களுக்கு மேல் நீடித்த மற்றும் ஆங்கிலத்தில் படியெடுக்கப்பட்ட நிகழ்வுகளுக்கு மட்டுமே கிடைக்கின்றன; மேலும், படியெடுக்கும் மொழியைப் பொறுத்து அதன் வடிவமைப்பு மாறுபடலாம் என்றும் மைக்ரோசாப்ட் குறிப்பிடுகிறது.
3. ஒரு நிர்வாகியாக டீம்ஸில் AI குறிப்புகளை இயக்குவது எப்படி 🛠️
நிர்வாகிகளுக்கு, டீம்ஸில் AI குறிப்புகளை இயக்குவது எப்படி என்பது மீட்டிங்கிற்குள் அல்லாமல், டீம்ஸ் நிர்வாக மையத்தில் தொடங்குகிறது. இங்குதான் பலர் தடுமாறுகிறார்கள். அவர்கள் AI குறிப்புகள் பொத்தானைத் தேடிக்கொண்டே இருக்கிறார்கள், ஆனால் பின்னணியில் உள்ள கொள்கை அமைதியாக "முடியாது" என்று சொல்லிக்கொண்டிருக்கிறது.
நிர்வாகப் பாதை பொதுவாக இதுதான்:
-
டீம்ஸ் நிர்வாக மையத்தைத் திறக்கவும் .
-
கூட்டங்களுக்குச் செல்லவும் .
-
கூட்டக் கொள்கைகளைத் தேர்ந்தெடுக்கவும் .
-
ஏற்கனவே உள்ள கொள்கையைத் தேர்ந்தெடுக்கவும் அல்லது புதிய ஒன்றை உருவாக்கவும்.
-
பதிவு மற்றும் படியெடுத்தல் பகுதியைக் கண்டறியவும் .
-
கோபைலட் அமைப்பைக் கண்டறியவும் .
-
கிடைக்கக்கூடிய விருப்பங்களில் ஒன்றைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்:
-
ஆன்
-
சேமிக்கப்பட்ட படியுடன் தொடரவும்
-
இயல்புநிலையாகச் சேமிக்கப்பட்ட படியுடன் தொடரவும்
-
ஆஃப்
-
-
கொள்கையைச் சேமித்து, அது சரியான பயனர்களுக்கு ஒதுக்கப்பட்டுள்ளதா என்பதை உறுதிப்படுத்திக்கொள்ளுங்கள்.
மைக்ரோசாஃப்ட்டின் நிர்வாக வழிகாட்டுதல், கோபைலட் சந்திப்புக் கொள்கை அமைப்புகளைப் பட்டியலிடுகிறது மற்றும் படியெடுத்தல் கொள்கையானது, சந்திப்புகளின் போதும் அதற்குப் பிறகும் கோபைலட் செயல்பட முடியுமா என்பதைப் பாதிக்கிறது என்று விளக்குகிறது.
படியெடுத்தல் வசதி உள்ளதா என்பதையும் நீங்கள் உறுதிப்படுத்த வேண்டும். டீம்ஸ் படியெடுத்தல் என்பது ஒரு கொள்கைக் கட்டுப்பாட்டு அம்சமாகும். கூட்டங்கள், வெபினார்கள் அல்லது டவுன் ஹால்களில் படியெடுத்தல்கள் சேர்க்கப்படுவதற்கு, ஏற்பாட்டாளர் மற்றும் படியெடுத்தலைத் தொடங்கும் பயனர் ஆகிய இருவருக்கும் இந்த அமைப்பு இயக்கப்பட்டிருக்க வேண்டும்.
இந்த பகுதியைத்தான் மக்கள் தவிர்த்துவிட்டு, பிறகு டீம்ஸ் மீது பழி போடுகிறார்கள். சில சமயங்களில் டீம்ஸ் அதற்குத் தகுதியானதே. ஆனால், எப்போதும் அல்ல.
4. ஒரு சந்திப்பைத் திட்டமிடும்போது டீம்ஸில் AI குறிப்புகளை இயக்குவது எப்படி 📅
கூட்டத்தை ஏற்பாடு செய்பவர்களுக்கு, கூட்டம் தொடங்குவதற்கு முன்பே AI குறிப்புகளைத் தயாரித்து வைப்பதே மிக எளிதான வழியாகும். அது, ஏற்கெனவே உணவு உண்ட பூனையைப் போல, டீம்ஸ் இனிமையாகச் செயல்படுவதற்கு அதிக இடமளிக்கிறது.
திட்டமிடும்போது ஒருங்கிணைப்பாளரைச் சேர்க்க:
-
டீம்ஸில் காலண்டரைத் திறக்கவும்
-
புதியதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும் .
-
டீம்ஸ் மீட்டிங் டோகிளை ஆன் செய்யவும் .
-
விருப்பங்களைத் தேர்ந்தெடுக்கவும் .
-
கோபைலட் மற்றும் பிற AI- களுக்குச் செல்லவும் .
-
Allow Copilot and Facilitator என்பது பின்வருவனவற்றில் ஒன்றாக அமைக்கப்பட்டிருப்பதை உறுதிசெய்யவும் :
-
கூட்டத்தின் போது மட்டும்
-
கூட்டத்தின் போதும் அதற்குப் பின்னரும்
-
-
ஃபெசிலிடேட்டர் டாக்கிளை ஆன் செய்யவும் .
-
விண்ணப்பிக்கவும் என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும் .
மைக்ரோசாஃப்ட்டின் ஃபேசிலிடேட்டர் வழிமுறைகள், இதுவே சந்திப்பைத் திட்டமிடும் வழி என்று கூறுகின்றன. மேலும், ஃபேசிலிடேட்டரைத் திட்டமிடப்பட்ட சந்திப்புகளில் மட்டுமே சேர்க்க முடியும் என்றும், சேனல் சந்திப்புகள், உடனடி சந்திப்புகள் அல்லது டீம்ஸ் அழைப்புகளில் சேர்க்க முடியாது என்றும் அவை குறிப்பிடுகின்றன.
ஒரு நல்ல சந்திப்பு அழைப்பிதழும் உதவுகிறது. விளக்கத்திலோ அல்லது சந்திப்புக் குறிப்புகளிலோ ஒரு எளிய நிகழ்ச்சி நிரலைச் சேர்க்கவும். ஒருங்கிணைப்பாளர், அழைப்பிதழிலோ அல்லது லூப் சந்திப்புக் குறிப்புகளிலோ நிகழ்ச்சி நிரல் உள்ளதா எனச் சரிபார்த்து, கலந்துரையாடலை ஒழுங்கமைக்க அதைப் பயன்படுத்தலாம். இது ஒன்றும் மாயாஜாலம் அல்ல, ஆனால் உங்கள் சந்திப்பில் "இன்னும் ஒரே ஒரு விஷயம்" என்று சொல்ல வைக்கும் தருணங்கள் அதிகமாக இருக்கும்போது, இது ஏறக்குறைய அதற்கு நிகரானது.
5. நேரலை டீம்ஸ் சந்திப்பின் போது AI குறிப்புகளை இயக்குவது எப்படி 🎙️
திட்டமிடும்போது அதை இயக்க நீங்கள் மறந்துவிட்டிருக்கலாம். இது நடப்பதுதான். நீங்கள் கூட்டத்தைத் தொடங்குகிறீர்கள், யாராவது "செயற்கை நுண்ணறிவால் குறிப்புகள் எடுக்க முடியுமா?" என்று கேட்கிறார்கள், திடீரென்று எல்லோரும் அந்த ஏற்பாட்டாளரை, அவர்தான் நிலவைக் கட்டுப்படுத்துவது போலப் பார்க்கிறார்கள்.
கூட்டத்தின் போது ஃபெசிலிடேட்டரை இயக்க:
-
டீம்ஸ் கூட்டத்தில் இணையுங்கள்.
-
சந்திப்புக் கட்டுப்பாடுகளிலிருந்து 'கூடுதல் செயல்பாடுகள்' என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்
-
ஃபேசிலிடேட்டரை இயக்கவும் என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும் .
-
டீம்ஸ் கேட்டால், சந்திப்பு மொழியைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
-
குறிப்புகள் தோன்றத் தொடங்குவதற்குச் சில நிமிடங்கள் காத்திருக்கவும்.
ஃபெசிலிடேட்டர் இயக்கப்பட்டவுடன், AI-ஆல் உருவாக்கப்பட்ட குறிப்புகள் செயலில் இருப்பதைக் குறிக்க, குறிப்புகள் ஐகான் மாறும். இந்தக் குறிப்புகள் உடனடியாகத் தோன்றாது என்றும், அவை படியெடுத்த உரையாடலில் பதிவுசெய்யப்பட்ட கலந்துரையாடலை அடிப்படையாகக் கொண்டிருப்பதால், தோன்ற சில நிமிடங்கள் ஆகலாம் என்றும் மைக்ரோசாஃப்ட் கூறுகிறது.
ஒரு முக்கியமான பங்கு விவரம்: மொபைலில் பங்கேற்பவர்கள் நேரலைக் குறிப்புகளைப் பார்க்க முடியும், ஆனால் டெஸ்க்டாப் அல்லது இணையத்தில் டீம்ஸைப் பயன்படுத்தும் அமைப்பாளர்கள் அல்லது வழங்குநர்கள் மட்டுமே ஒரு கூட்டத்தின் போது ஃபெசிலிடேட்டரை இயக்கவோ அல்லது அணைக்கவோ முடியும்.
ஆகவே, டாக்சியில் ஒருவர் தனது கைபேசியிலிருந்து இணைந்துகொண்டு, ஏன் அதைச் செயல்படுத்த முடியவில்லை என்று கேட்டால், அது காரணமாக இருக்கலாம். எரிச்சலூட்டுகிறதா? ஆம். தர்க்கரீதியானதா? பெரும்பாலும்.
6. டீம்ஸ் மீட்டிங்கிற்குப் பிறகு AI குறிப்புகளைக் கண்டறிவது எப்படி 🔎
கூட்டம் முடிந்த பிறகு, குறிப்புகள் உற்பத்தித் திறனின்றி மறைந்துவிடுவதில்லை. அவற்றை நீங்கள் வழக்கமாக கூட்ட அரட்டையிலிருந்தோ அல்லது மீள்பார்வையிலிருந்தோ கண்டறியலாம்.
ஒரு சந்திப்பிற்குப் பிறகு AI உருவாக்கிய உள்ளடக்கத்தை மதிப்பாய்வு செய்ய:
-
டீம்ஸில் அரட்டையைத் திறக்கவும்
-
மீட்டிங் சாட்டைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
-
மேலே உள்ள 'Recap' என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்
-
உங்கள் டெனன்ட்டில் காட்டப்படும் அனுபவத்தைப் பொறுத்து, குறிப்புகள் அல்லது AI குறிப்புகளைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்
, ஒருங்கிணைப்பாளரால் உருவாக்கப்பட்ட உள்ளடக்கத்தை, ரீகேப்பில் உள்ள மீட்டிங் சாட் மற்றும் மீட்டிங் குறிப்புகள் மூலம் அணுகலாம் . செயற்கை நுண்ணறிவால் உருவாக்கப்பட்ட மீட்டிங் குறிப்புகள் ஒரு மைக்ரோசாப்ட் லூப் பக்கத்தில் சேமிக்கப்படுகின்றன, மேலும் கூட்டத்தில் பங்கேற்பவர்கள் அந்த லூப் பக்கத்தை கூட்டத்திற்கு முன்னரோ, கூட்டத்தின்போதோ அல்லது கூட்டத்திற்குப் பின்னரோ திருத்தலாம்.
நிகழ்வு மீள்பார்வை AI குறிப்புகளைப் பொறுத்தவரை, கூட்டம் படியெடுத்தல் தேவைகளைப் பூர்த்தி செய்யும் பட்சத்தில், நிகழ்வு மீள்பார்வையில் AI குறிப்புகளைத் தேர்ந்தெடுப்பதன் மூலம் பயனர்கள் கைமுறை மற்றும் AI-உருவாக்கிய குறிப்புகளையும், பின்தொடர் பணிகளையும் பார்க்கலாம் என்று மைக்ரோசாப்ட் கூறுகிறது
இங்குதான் AI Notes என்பது வெறும் சந்திப்புகளுக்கான ஒரு கவர்ச்சி அம்சம் என்பதைத் தாண்டி முக்கியத்துவம் பெறுகிறது. ஒரு சிறிய அலுவலகக் குற்றச் சம்பவத்தை விசாரிப்பது போல முழு உரையாடலையும் மீண்டும் கேட்காமல், நீங்கள் முடிவுகள், பணிகள், விடுபட்ட சூழல்கள் மற்றும் பின்தொடர்வுகளை இதிலிருந்து பெறலாம் 🕵️.
7. ஒப்பீட்டு அட்டவணை: குழுக்களில் AI குறிப்புகளைப் பயன்படுத்துவதற்கான வழிகள் 📊
| முறை / அம்சம் | சிறந்தது | முக்கிய தேவை | நீங்கள் பெறுவது | சற்று எரிச்சலூட்டும் விஷயம் |
|---|---|---|---|---|
| ஒருங்கிணைப்பாளர் நேரலை AI குறிப்புகள் | மக்கள் பேசும்போது குறிப்புகள் தேவைப்படும் கூட்டங்கள் | மைக்ரோசாப்ட் 365 கோபைலட் உரிமம் | நிகழ்நேரக் குறிப்புகள், முடிவுகள், கேள்விகள், பணிகள் | ஆதரிக்கப்படும் சந்திப்பு வகை தேவை - எல்லா சந்திப்புகளும் செயல்படுவதில்லை |
| மீள்பார்வையில் AI குறிப்புகள் | ஒரு கூட்டத்திற்குப் பிறகு நலம் விசாரித்தல் | படியெடுக்கப்பட்ட தகுதியான கூட்டம் | குறிப்புகள், பணிகள், மீள்பார்வை உள்ளடக்கம் | படியெடுத்தல் விடுபட்டிருந்தால் காட்டப்படாது |
| துணை விமானி “கூட்டக் குறிப்புகளை உருவாக்கு” | கூட்டத்திற்குப் பிந்தைய விரைவான சுருக்கங்கள் | மைக்ரோசாப்ட் 365 கோபிலட் | முக்கிய தலைப்புகள் மற்றும் செயல் திட்டங்கள் | நிச்சயமாக, நீங்கள் அதை இன்னும் சரிபார்க்க வேண்டும் |
| கையேடு டீம்ஸ் குறிப்புகள் | எளிய உள்ளகக் கூட்டங்கள் | அடிப்படை சந்திப்புக் குறிப்புகள் அணுகல் | நிகழ்ச்சி நிரல், குறிப்புகள், பணிகள் | யாராவது தட்டச்சு செய்ய வேண்டும், சோகமானதுதான் உண்மை |
| பதிவு மற்றும் படியெடுத்தல் | மதிப்பாய்வு மற்றும் இணக்க பணிப்பாய்வுகள் | பதிவு/படியெடுத்தல் கொள்கை செயல்படுத்தப்பட்டது | தேடக்கூடிய படியெடுத்தல் மற்றும் பின்னணி சூழல் | சேமிப்பகம் மற்றும் தனியுரிமை தொடர்பான கேள்விகளை உருவாக்க முடியும் |
கோபைலட் உருவாக்கும் குறிப்புகளுக்கான மைக்ரோசாஃப்ட்டின் ஆதரவு வழிகாட்டுதலின்படி, பயனர்கள் சந்திப்பு அரட்டையிலிருந்து கோபைலட்டைத் தேர்ந்தெடுக்கலாம், கூடுதல் அறிவுறுத்தல்களைத் தேர்வுசெய்யலாம், சந்திப்புக் குறிப்புகளை உருவாக்கலாம், அவற்றை நகலெடுத்து வேறு இடங்களில் ஒட்டலாம். அதே சமயம், செயற்கை நுண்ணறிவின் வெளியீடு தவறாக இருக்கக்கூடும் என்பதால், அதைச் சரிபார்க்குமாறும் பயனர்களுக்கு அது நினைவூட்டுகிறது.
8. டீம்ஸில் சிறந்த AI குறிப்புகளைப் பெறுவதற்கான சிறந்த சந்திப்பு அமைப்பு 🧠
டீம்ஸில் AI குறிப்புகளை இயக்குவது எப்படி என்பதை அறிவது பாதி வேலை. பயனுள்ள குறிப்புகளைப் பெறுவது மற்ற பாதி. AI கட்டமைப்பை உருவாக்குவதில் சிறந்தது, ஆனால் அது ஹெட்செட் அணிந்திருக்கும் மனதைப் படிக்கும் கருவி அல்ல. அதற்குத் தெளிவான உள்ளீடுகள் தேவை.
இந்த அமைப்பைப் பயன்படுத்தவும்:
-
கூட்டத்திற்கு முன் ஒரு தெளிவான நிகழ்ச்சி நிரலைச் சேர்க்கவும்.
-
முடிவுகளை உரக்கக் கூறுங்கள்: “முடிவு: அடுத்த வாரம் முன்னோட்டத் திட்டத்தைத் தொடங்குவோம்.”
-
பொறுப்புகளை வாய்மொழியாக நியமிக்கவும்: “நிதித்துறையுடனான பின்தொடர் நடவடிக்கை மாயாவின் பொறுப்பாகும்.”
-
தலைப்பை மாற்றும் முன் சற்று நிறுத்துங்கள்.
-
ஐந்து பேர் ஒருவர் பேசும்போது குறுக்கிடுவதைத் தவிர்க்கவும். ஆம், இது ஒரு லட்சியமான முயற்சிதான்.
-
பணிக்கான உரிமை தெளிவாகத் தெரிய, பெயர்களைத் தொடர்ச்சியாகப் பயன்படுத்துங்கள்.
-
முடிந்தவரை கூட்டத்தின் மொழிநடையை ஒரே மாதிரியாகப் பராமரிக்கவும்.
-
குறிப்புகளைப் பரவலாகப் பகிர்வதற்கு முன் சரிபார்க்கவும்.
மீட்டிங் அழைப்பிதழ் அல்லது லூப் மீட்டிங் குறிப்புகளிலிருந்து நிகழ்ச்சி நிரல்களை ஃபெசிலிடேட்டரால் கண்டறிய முடியும் , மேலும் கூட்டத்தின் போது நிகழ்ச்சி நிரல் தலைப்புகளைக் கண்காணிக்கவும் இது உதவும்.
ஒரு அமைதியான ஆனால் பயனுள்ள தந்திரம்: மிகவும் சோர்வாக இருக்கும் ஒரு உதவியாளருக்குக் கதை சொல்வது போல, உங்கள் செயல் திட்டங்களை அறிவிக்கவும். இயந்திரத்தனமாக இல்லாமல், தெளிவாக இருக்க வேண்டும். “செயல் திட்டம்: ஜோர்டான் புதுப்பிக்கப்பட்ட டெக்கை அனுப்புவார்.” இது போன்ற ஒரு வாக்கியம், செயற்கை நுண்ணறிவு (AI) குறிப்புகளை மிகவும் சுவாரஸ்யமாக்குகிறது.
9. AI குறிப்புகள் தோன்றாதபோது ஏற்படும் பொதுவான சிக்கல்கள் ⚠️
டீம்ஸில் AI குறிப்புகள் காணாமல் போனால், அந்த அம்சம் பழுதடைந்துவிட்டது என்று உடனடியாக எண்ணிவிடாதீர்கள். அது பழுதடைந்திருக்கலாம், ஆனால் அதைச் சரிசெய்ய பல இயல்பான தடைகள் உள்ளன.
பொதுவான காரணங்கள் பின்வருமாறு:
-
நீங்கள் பயன்படுத்த முயற்சிக்கும் அம்சத்திற்கு கோபைலட் அல்லது டீம்ஸ் பிரீமியம் உரிமம் இல்லை
-
டீம்ஸ் மீட்டிங் கொள்கைகளில் கோபைலட் முடக்கப்பட்டுள்ளது
-
அமைப்பாளர் அல்லது அதைத் தொடங்க முயற்சிக்கும் நபருக்குப் படியெடுத்தல் முடக்கப்பட்டுள்ளது
-
மீள்பார்வை AI குறிப்புகளுக்கு கூட்டம் மிகவும் குறுகியது
-
கூட்டம் படியெடுக்கப்படவில்லை.
-
ஒருங்கிணைப்பாளருக்கான சேனல் சந்திப்பு போன்ற, ஆதரிக்கப்படாத சந்திப்பு வகை
-
தவறான பங்கு, உதாரணமாக ஒரு பங்கேற்பாளர் ஒருங்கிணைப்பாளரைத் தூண்ட முயற்சிப்பது.
-
வெளிப்புற பங்கேற்பாளர் வரம்புகள்.
-
உணர்திறன் குறியீடுகள் அல்லது குறியாக்கத்தால் நிகழ்ச்சி நிரல் பிரித்தெடுத்தல் தடுக்கப்படுகிறது.
AI-ஆற்றல் பெற்ற அறிவார்ந்த மீள்பார்வை அம்சங்களை வழங்குவதற்காக, டீம்ஸ் நிகழ்வெழுத்துப்பதிவு, வருகைப் பதிவுத் தரவு மற்றும் பவர்பாயிண்ட் லைவ் தரவு ஆகியவற்றைப் பயன்படுத்துகிறது என்று மைக்ரோசாஃப்ட்டின் ஆவணங்கள் குறிப்பிடுகின்றன ; எனவே, எழுத்துப்படிவத் தரவு விடுபட்டால், AI மீள்பார்வையின் மதிப்பும் விடுபடக்கூடும்.
நேரலை ஃபெசிலிடேட்டர் குறிப்புகளைப் பொறுத்தவரை, டெஸ்க்டாப் அல்லது இணையத்தில் உள்ள அமைப்பாளர்கள் மற்றும் வழங்குநர்கள் மட்டுமே கூட்டத்தின் போது ஃபெசிலிடேட்டரை இயக்கவோ அல்லது அணைக்கவோ முடியும் என்பதை நினைவில் கொள்ளவும். மொபைல் பயனர்கள் நேரலைக் குறிப்புகளைப் பார்க்க முடியும், ஆனால் அதே வழியில் இந்த அம்சத்தைச் செயல்படுத்த முடியாது.
10. தனியுரிமை, அனுமதிகள் மற்றும் “இதைச் சரிபார்க்கவும்” விதி 🔐
AI குறிப்புகள் உதவிகரமானவைதான், ஆனால் அவை ஒரு சட்டச் சுருக்கெழுத்தாளரோ, இணக்க அதிகாரியோ, அல்லது விவரங்களில் அதிக கவனம் செலுத்தும் உங்கள் சக ஊழியரோ அல்ல. அவை கூட்டத் தரவுகளிலிருந்து உருவாக்கப்படுவதால், சூழலைத் தவறவிடலாம், ஒரு விஷயத்தை இயல்பற்ற முறையில் கூறலாம், அல்லது ஒரு ஒழுங்கற்ற விவாதத்தை, பெரும்பாலும் மட்டுமே சரியானதும் நம்பிக்கையானதுமான ஒரு சுருக்கமாக மாற்றிவிடலாம்.
டீம்ஸ் ரீகேப்பில் உள்ள செயற்கை நுண்ணறிவால் உருவாக்கப்பட்ட உள்ளடக்கம், நிகழ்வின் எழுத்துப்படியை அடிப்படையாகக் கொண்டது என்றும், அது GPT மற்றும் பிற செயற்கை நுண்ணறிவு மாதிரிகளால் இயக்கப்படுகிறது என்றும் , மேலும் அது துல்லியமற்றதாகவோ, முழுமையற்றதாகவோ அல்லது பொருத்தமற்றதாகவோ இருக்கலாம் என்றும் மைக்ரோசாப்ட் கூறுகிறது
ஆகவே, நடைமுறை விதி எளிமையானது:
-
வாடிக்கையாளர்களுக்கு அனுப்புவதற்கு முன் AI குறிப்புகளை மதிப்பாய்வு செய்யவும்.
-
முடிவுகள், எண்கள், பெயர்கள் மற்றும் காலக்கெடு ஆகியவற்றைச் சரிபார்க்கவும்.
-
முக்கியமான விவரங்களைச் சேமிப்பதற்கு அல்லது அனுப்புவதற்கு முன் அவற்றை உறுதிப்படுத்திக்கொள்ளவும்.
-
சட்ட, மனிதவள, நிதி அல்லது ஒழுங்குமுறை முடிவுகளுக்கான ஒரே ஆவணமாக AI குறிப்புகளைச் சார்ந்திருப்பதைத் தவிர்க்கவும்.
-
பங்கேற்பாளர்கள் படியெடுத்தல் மற்றும் செயற்கை நுண்ணறிவால் உருவாக்கப்பட்ட மீள்பார்வைக் கொள்கைகளைப் புரிந்துகொள்வதை உறுதிசெய்யுங்கள்.
டீம்ஸ் செயலியில் , நகலெடுத்தல், பகிர்தல், பதிவுகள், உரையாடல் பதிவுகள் மற்றும் செயற்கை நுண்ணறிவால் உருவாக்கப்பட்ட நுண்ணறிவுகள் தொடர்பான கட்டுப்பாடுகள் உட்பட, முக்கியமான சந்திப்பு உள்ளடக்கத்திற்கான சந்திப்பு விருப்பத்தேர்வுகள் மற்றும் நிர்வாகக் கட்டுப்பாடுகளும் உள்ளன
இங்கே சிறிதளவு அதீத சந்தேக உணர்வு இருப்பது நல்லது. அது சதி கோட்பாடுகளை நம்பும் அதீத சந்தேக உணர்வு அல்ல; மாறாக, “AI குறித்த மூலச் சுருக்கத்தைப் படிக்காமல் ஒரு குழு குறிப்பில் ஒட்டிவிடலாமே” என்பது போன்ற ஒரு சந்தேக உணர்வு.
11. குழு நிர்வாகிகள் மற்றும் மேலாளர்களுக்கான வெளியீட்டுக் குறிப்புகள் 🚀
ஏஐ நோட்ஸை வெளியிடுவது என்பது, திடீரென்று ஒரு சுவிட்சை அழுத்திவிட்டு, எல்லோரும் ஒரு பயிற்சி வீடியோவில் இருப்பது போல் நடந்துகொள்வார்கள் என்று நம்புவதை விடச் சிறந்த பலனைத் தரும்.
ஒரு எளிய அமலாக்கத் திட்டம்:
-
ஒரு சிறிய முன்னோட்டக் குழுவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
-
உரிமங்கள் மற்றும் கொள்கைகளை உறுதிப்படுத்தவும்.
-
அந்தக் குழுவிற்கான படியெடுத்தல் மற்றும் துணை விமானி அமைப்புகளைச் செயல்படுத்துங்கள்.
-
ஒரு சோதனைக் கூட்டத்தை உருவாக்குங்கள்.
-
நேரலை ஒருங்கிணைப்பாளர் குறிப்புகளை முயற்சிக்கவும்.
-
கூட்டத்திற்குப் பிந்தைய மீள்பார்வை AI குறிப்புகளை முயற்சிக்கவும்.
-
உங்கள் பயனர்கள் காணும் துல்லியமான படிகளை ஆவணப்படுத்துங்கள்.
-
AI குறிப்புகளை எப்போது பயன்படுத்த வேண்டும் என்பது குறித்த ஒரு சிறிய உள்ளக வழிகாட்டியை உருவாக்கவும்.
-
தனியுரிமை நினைவூட்டல்களைச் சேர்க்கவும்.
-
மக்களிடம் அவர்களைக் குழப்பியது எது என்று கேளுங்கள், ஏனென்றால் அவர்கள் அதை உரக்கச் சொல்வார்கள்.
உரிமம், நிர்வாகக் கொள்கைகள், சந்திப்பு வகை, கிளையன்ட் பதிப்பு மற்றும் நிறுவன அமைப்புகள் ஆகியவற்றைப் பொறுத்து டீம்ஸ் அனுபவங்கள் மாறுபடக்கூடும் என்பதே இந்த முன்னோட்டத்திற்கான காரணம். அது ஒரே ஒரு பெரிய சிவப்புப் பொத்தான் அல்ல. மாறாக, அது பொத்தான்கள் நிறைந்த ஒரு இழுப்பறை போன்றது, அவற்றில் சில மற்றவற்றை விடச் சிறப்பாகக் குறியிடப்பட்டுள்ளன.
12. விரைவான பதில்: டீம்ஸில் AI குறிப்புகளை இயக்குவது எப்படி 🏁
டீம்ஸில் AI குறிப்புகளை இயக்குவது எப்படி என்பதன் சுருக்கமான வடிவம் இதோ :
நிர்வாகிகளுக்கு:
-
டீம்ஸ் நிர்வாக மையத்திற்குச் செல்லவும் .
-
திறந்த கூட்டங்கள் > கூட்டக் கொள்கைகள்.
-
பதிவு மற்றும் படியெடுத்தல் பகுதியில் , சரியான கோபைலட் கொள்கையைச் செயல்படுத்துங்கள்.
-
படியெடுத்தல் அனுமதிக்கப்பட்டுள்ளது என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்.
-
சரியான பயனர்களுக்குக் கொள்கையை ஒதுக்கவும்.
ஏற்பாட்டாளர்களுக்கு:
-
திட்டமிடப்பட்ட டீம்ஸ் சந்திப்பை உருவாக்கவும்.
-
விருப்பத்தேர்வுகளைத் திறக்கவும் > துணை விமானி மற்றும் பிற செயற்கை நுண்ணறிவு .
-
துணை விமானி மற்றும் எளிதாக்குபவரை அனுமதி என்ற விருப்பத்தை இயக்கப்பட்டதாக அமைக்கவும்
-
ஃபெசிலிடேட்டரை இயக்கவும் .
-
அமைப்பைச் செயல்படுத்துங்கள்.
கூட்டத்தின் போது:
-
கூடுதல் செயல்களைத் தேர்ந்தெடுக்கவும் .
-
எளிதாக்கியை இயக்கவும் என்பதைத் தேர்வுசெய்யவும் .
-
செயற்கை நுண்ணறிவால் உருவாக்கப்பட்ட குறிப்புகள் தோன்றுவதற்குச் சில நிமிடங்கள் காத்திருக்கவும்.
கூட்டத்திற்குப் பிறகு:
-
மீட்டிங் சாட்டைத் திறக்கவும்.
-
மீள்பார்வைக்குச் செல்லவும் .
-
குறிப்புகள் அல்லது AI குறிப்புகளைத் தேர்ந்தெடுக்கவும் .
அது தெளிவான வடிவம். நடைமுறை வடிவத்தில் உரிமங்கள், கொள்கைகள், படியெடுத்தல், பொறுப்புகள் ஆகியவற்றைச் சரிபார்ப்பதும், டீம்ஸ் செயலி சில சமயங்களில் சரியாக வேலை செய்யவில்லை என்பதை அறிவதும் அடங்கும்.
நிறைவுரை 💬
டீம்ஸில் AI குறிப்புகளை இயக்குவது கடினமானதல்ல, ஆனால் அவற்றை குழப்பிக்கொள்வது எளிது. நிர்வாகிகள் கொள்கைக் கட்டுப்பாடுகளைக் கட்டுப்படுத்துகிறார்கள். அமைப்பாளர்கள் சந்திப்பு அமைப்பைக் கட்டுப்படுத்துகிறார்கள். வழங்குபவர்களும் அமைப்பாளர்களும் ஆதரிக்கப்படும் சந்திப்புகளில் எளிதாக்கியைச் (Facilitator) செயல்படுத்தலாம். படியெடுத்தல் (Transcription) AI செயல்படுவதற்கு ஒரு அடிப்படையை வழங்குகிறது. மீள்பார்வை (Recap) பகுதியில்தான் சந்திப்பு தேடக்கூடியதாகவும், மேலோட்டமாகப் பார்க்கக்கூடியதாகவும், மேலும் - சிறந்தபட்சமாக - அதிக நினைவகச் சுமை இல்லாததாகவும் மாறுகிறது.
சிறந்த ஏற்பாடு எளிமையானது: சரியான கொள்கைகளைச் செயல்படுத்துங்கள், படியெடுத்தலை இயக்கவும், கூட்டத்தை முறையாகத் திட்டமிடுங்கள், நேரலைக் குறிப்புகள் தேவைப்படும்போது ஃபேசிலிடேட்டரைப் பயன்படுத்துங்கள், மேலும் அதன் வெளியீட்டைக் கல்வெட்டுகளில் பொறிக்கப்பட்ட உண்மை என்று கருதுவதற்கு முன் அதை மதிப்பாய்வு செய்யுங்கள் 🪨. AI குறிப்புகள் மிகவும் உதவியானவை, ஆனால் அவையும் மனிதர்கள் ஒருவருக்கொருவர் குறுக்கிடுவதை ஒரு இயந்திரம் கவனித்துக் கேட்கும் குறிப்புகளே. எனவே ஆம், அவற்றைப் பயன்படுத்துங்கள். ஒரு புருவத்தை மட்டும் லேசாக உயர்த்திக்கொண்டு இருங்கள்.
நடைமுறை உதாரணம்: வாராந்திர வாடிக்கையாளர் திட்டக் கூட்டத்திற்கு AI குறிப்புகளைப் பயன்படுத்துதல் 🧾
சூழ்நிலை
ஒரு சிறிய இணைய நிறுவனம், தனது வாடிக்கையாளருடன் வாரந்தோறும் 45 நிமிட டீம்ஸ் சந்திப்பை நடத்துவதாகக் கற்பனை செய்து பாருங்கள். அதே பிரச்சனைகள் மீண்டும் மீண்டும் எழுகின்றன: முடிவுகள் அரட்டையில் புதைந்து போகின்றன, செய்ய வேண்டிய பணிகள் அரைகுறையாக நினைவில் இருக்கின்றன, மேலும் ஒவ்வொரு சந்திப்பிற்குப் பிறகும் யாரோ ஒருவர் 20-30 நிமிடங்கள் செலவழித்து, சிக்கலான குறிப்புகளை வாடிக்கையாளருக்கான ஒரு புதுப்பிப்பாக மாற்றுகிறார்.
இது ஒரு கற்பனையான ஆனால் யதார்த்தமான உதாரணச் சூழ்நிலை. அந்த நிறுவனம், கூட்டக் குறிப்புகளின் முதல் வரைவை உருவாக்க, டீம்ஸில் உள்ள AI நோட்ஸைப் பயன்படுத்துகிறது. பின்னர், வாடிக்கையாளரிடம் எதையும் அனுப்புவதற்கு முன்பு, ஒரு திட்ட மேலாளர் அந்த வெளியீட்டை மதிப்பாய்வு செய்கிறார். அந்தக் கடைசிப் பகுதி முக்கியமானது. அந்த AI, திட்டத்தைப் புரிந்துகொண்ட மனிதருக்குப் பதிலாகச் செயல்படவில்லை; மாறாக, நிர்வாகப் பணிகளில் உள்ள கடினமான உழைப்பிற்கு உதவுகிறது.
அழைப்பு தொடங்குவதற்கு முன்பே, டீம்ஸில் சந்திப்பு திட்டமிடப்பட்டு, படியெடுத்தல் இயக்கப்பட்டு, ஃபெசிலிடேட்டரும் ஆன் செய்யப்படுகிறது. இது கட்டுரையின் முக்கியக் கருத்துடன் பொருந்துகிறது: உரிமம், சந்திப்புக் கொள்கை, படியெடுத்தல் மற்றும் சந்திப்பு அமைப்பு ஆகிய அனைத்தும் முதலில் சீரமைக்கப்படும்போது AI குறிப்புகள் மிகச் சிறப்பாகச் செயல்படுகின்றன.
உதவியாளருக்கு என்ன தேவை
இந்த ஏற்பாட்டிற்காக, அமைப்பாளர் பின்வருவனவற்றைத் தயார் செய்கிறார்:
திட்டமிடப்பட்ட டீம்ஸ் சந்திப்பு, அவசரமான திடீர் அழைப்பு அல்ல.
கூட்ட அழைப்பிதழில் ஒரு சுருக்கமான நிகழ்ச்சி நிரல்.
கூட்டத்திற்கான படியெடுத்தல் செயல்படுத்தப்பட்டது.
கூட்டம் தொடங்குவதற்கு முன் ஒருங்கிணைப்பாளர் இயக்கப்பட்டார்.
செயற்கை நுண்ணறிவு குறிப்புகளை மதிப்பாய்வு செய்ய நியமிக்கப்பட்ட ஒரு திட்ட மேலாளர்.
பெயர்கள், தேதிகள், செலவுகள், காலக்கெடுகள் மற்றும் வாடிக்கையாளர் முடிவுகள் ஆகியவற்றுக்கான ஒரு எளிய மதிப்பாய்வு சரிபார்ப்புப் பட்டியல்.
ஒரு நல்ல நிகழ்ச்சி நிரல் இதுபோன்று இருக்கலாம்:
நிகழ்ச்சி நிரல்:
கடந்த வாரத்தின் ஒப்படைப்புகளை மதிப்பாய்வு செய்யவும்.
முகப்புப் பக்க நகல் மாற்றங்களை உறுதிப்படுத்தவும்.
விலைப்பக்க வீடியோவை வைத்திருப்பதா அல்லது அகற்றுவதா என முடிவு செய்யுங்கள்.
துவக்கப் பணிகளுக்குப் பொறுப்பாளர்களை நியமிக்கவும்.
அடுத்த மறுஆய்வுத் தேதியை உறுதிப்படுத்தவும்.
ஒரு தெளிவற்ற “திட்டப் பணிகளைப் பற்றி அறிந்துகொள்ளுங்கள்” என்ற அழைப்பை விட, இது செயற்கை நுண்ணறிவுக்கு ஒரு தெளிவான கட்டமைப்பை அளிக்கிறது. மேலும், இது மனிதர்கள் சற்று சிதறாமல் இருக்கவும் உதவுகிறது, இது எப்போதுமே ஒரு கூடுதல் நன்மையே.
எடுத்துக்காட்டு அறிவுறுத்தல்
கூட்டத்தின் தொடக்கத்தில், ஏற்பாட்டாளர் பின்வருமாறு கூறலாம்:
முடிவுகளையும் செயல் திட்டங்களையும் பதிவு செய்ய, இன்று நாம் செயற்கை நுண்ணறிவு மூலம் உருவாக்கப்பட்ட குறிப்புகளைப் பயன்படுத்துகிறோம். தயவுசெய்து முடிவுகளைத் தெளிவாகக் குறிப்பிடவும், ஒவ்வொரு பணிக்கும் பொறுப்பாளரின் பெயரைச் சேர்க்கவும், முடிந்த இடங்களில் காலக்கெடுவையும் குறிப்பிடவும். கூட்டத்திற்குப் பிறகு குறிப்புகளைப் பகிர்வதற்கு முன், நாங்கள் அவற்றை மதிப்பாய்வு செய்வோம்
கூட்டத்தின் போது, திட்ட மேலாளர் செய்ய வேண்டிய பணிகளைத் தெளிவுபடுத்தலாம்:
முடிவு: விலை விவரப் பக்கத்தின் காணொளியை வெளியீட்டு விழாவிற்காக நாங்கள் வைத்திருக்கிறோம்
செய்ய வேண்டிய பணி: பிரியா திருத்தப்பட்ட முகப்புப் பக்க நகலை வியாழக்கிழமை பிற்பகல் 3 மணிக்குள் அனுப்ப வேண்டும்
செய்ய வேண்டிய பணி: வெள்ளிக்கிழமைக்கு முன்னர், பகுப்பாய்வுக் குறிச்சொற்கள் சரியாகச் செயல்படுகின்றனவா என்பதை மார்க் சரிபார்ப்பார்
ஆரம்பத்தில் இது சற்று சம்பிரதாயமாகத் தோன்றலாம், ஆனால் இது செயற்கை நுண்ணறிவு செயல்படுவதற்குத் தெளிவான வழிமுறைகளை வழங்குகிறது. தெளிவற்ற விவாதங்கள் உள்ளே சென்றால், தெளிவற்ற குறிப்புகள் வெளியே வரும். தெளிவான முடிவுகள் உள்ளே சென்றால், நடைமுறைக்குரிய குறிப்புகள் வெளியே வரும்.
அதை எப்படி சோதிப்பது
அணி முழுவதும் செயல்படுத்துவதற்கு முன், மூன்று சந்திப்புகள் கொண்ட ஒரு சிறிய சோதனையை நடத்துங்கள்.
கூட்டம் 1: வழக்கமான கையேடு குறிப்புகளை மட்டும் பயன்படுத்தவும்.
கூட்டம் 2: AI குறிப்புகளைப் பயன்படுத்தவும், ஆனால் கட்டமைக்கப்பட்ட நிகழ்ச்சி நிரல் இல்லாமல்.
கூட்டம் 3: தெளிவான நிகழ்ச்சி நிரல் மற்றும் வாய்மொழி செயல் திட்ட வடிவத்துடன் கூடிய AI குறிப்புகளைப் பயன்படுத்தவும்.
ஒவ்வொரு சந்திப்பிற்குப் பிறகும் சரிபார்க்கவும்:
வாடிக்கையாளருக்கு ஏற்ற இறுதிக் குறிப்புகளைத் தயாரிக்க எவ்வளவு நேரம் ஆகும்.
எத்தனை செயல் உருப்படிகளைச் சரிசெய்ய வேண்டும்.
காலக்கெடுக்கள் சரியாகப் பதிவு செய்யப்படுகின்றனவா இல்லையா என்பது.
ஒவ்வொரு பணிக்கும் சரியான பொறுப்பாளர் நியமிக்கப்பட்டுள்ளாரா என்பதைப் பொறுத்து.
ஒப்புக்கொள்ளப்படாத ஏதேனும் ஒன்று அந்தச் சுருக்கத்தில் சேர்க்கப்பட்டுள்ளதா என்பது.
மதிப்பாய்வாளர், எதையும் வெளிப்படையாக அனுப்புவதற்கு முன்பு, செயற்கை நுண்ணறிவு (AI) குறிப்புகளை எழுத்துப்படியுடன் ஒப்பிட்டுப் பார்க்க வேண்டும். பணம், காலக்கெடு, சட்டப்பூர்வ வாசகங்கள், ஒப்புதல்கள் அல்லது வாடிக்கையாளர் வாக்குறுதிகள் போன்ற விஷயங்களுக்கு இது மிகவும் முக்கியமானது.
முடிவு
மூன்று மாதிரி 45 நிமிடத் திட்டக் கூட்டங்களின் நேரத்தைக் கொண்டு பெறப்பட்ட விளக்கமான முடிவு:
கையேடு குறிப்புகள் மட்டும்: ஒரு பிழையற்ற வாடிக்கையாளர் புதுப்பிப்பைத் தயாரிக்க 28 நிமிடங்கள்.
தெளிவான நோக்கம் இல்லாத AI குறிப்புகள்: குறிப்புகளை மதிப்பாய்வு செய்து செம்மைப்படுத்த 17 நிமிடங்கள்.
செயல்திட்டம் மற்றும் தெளிவான வாய்மொழிச் செயல் திட்டங்களுடன் கூடிய AI குறிப்புகள்: இறுதிப் புதுப்பிப்பை மதிப்பாய்வு செய்து அனுப்புவதற்கு 9 நிமிடங்கள்.
கையேடு செயல்முறையுடன் ஒப்பிடும்போது, இதன் மூலம் ஒவ்வொரு சந்திப்பிற்கும் தோராயமாக 19 நிமிடங்கள் மிச்சமாகும். மாதத்திற்கு நான்கு வாடிக்கையாளர் சந்திப்புகள் எனில், ஒரு திட்ட மேலாளருக்கு மாதத்திற்குச் சுமார் 76 நிமிடங்கள் மிச்சமாகும்.
நேர சேமிப்பைப் போலவே தரச் சரிபார்ப்பும் முக்கியமானது. இந்த எடுத்துக்காட்டு சோதனையில், கட்டமைக்கப்பட்ட AI Notes பதிப்பானது 9 செயல் உருப்படிகளில் 8-ஐச் சரியாகப் பதிவுசெய்தது. மனிதத் திருத்தம் தேவைப்பட்ட ஒரு காலக்கெடுவே ஒரே பிழையாக இருந்தது. இதனால்தான் AI Notes-ஐ இறுதி உண்மை ஆதாரமாகக் கருதாமல், ஒரு வலுவான முதல் வரைவாகக் கருத வேண்டும்.
என்ன தவறு நடக்கக்கூடும்?
மிகவும் பொதுவான தோல்வி என்பது தெளிவற்ற பேச்சு. யாராவது, “அதை அடுத்த வாரம் சரிசெய்வோம்” என்று சொன்னால், அந்த ‘அது’ யாருக்குச் சொந்தமானது என்றோ அல்லது ‘அடுத்த வாரம்’ என்பதன் அர்த்தம் என்னவென்றோ செயற்கை நுண்ணறிவுக்குத் தெரியாமல் போகலாம்.
மற்ற அபாயங்களில் அடங்குபவை:
ஒரு பணி தவறான நபருக்கு ஒதுக்கப்படுதல்.
மென்மையான பரிந்துரை உறுதியான முடிவாக எழுதப்படுதல்.
காலக்கெடுவைத் தவறவிடுதல் அல்லது தவறாகப் புரிந்துகொள்ளுதல்.
பரவலாகப் பகிரப்படும் குறிப்புகளில் வாடிக்கையாளரின் அந்தரங்க விவரங்கள் இடம்பெறுதல்.
உரையின் எழுத்து வடிவம் கிடைக்காததால், கூட்டத்திற்குப் பிந்தைய மீள்பார்வை வலுவிழக்கிறது.
AI குறிப்புகள் நேர்த்தியாக இருப்பதால் அவை தானாகவே சரியானவை என அமைப்பாளர் கருதுகிறார்.
இந்தத் தீர்வு கவர்ச்சியற்றதாக இருந்தாலும் பயனுள்ளது: ஒரு மதிப்பாய்வு சரிபார்ப்புப் பட்டியலைப் பயன்படுத்துங்கள், கூட்டம் முடிவதற்குள் செய்ய வேண்டிய பணிகளை உறுதிப்படுத்துங்கள், மேலும் மூல AI குறிப்புகளை நேரடியாக வாடிக்கையாளருக்கு அனுப்பாதீர்கள்.
நடைமுறைப் பாடம்
கூட்டம் ஏற்கனவே சிறப்பாக நடந்துகொண்டிருக்கும்போது, டீம்ஸில் உள்ள AI குறிப்புகள் மிகச் சிறப்பாகச் செயல்படும். ஒரு நிகழ்ச்சி நிரலைச் சேர்க்கவும், சரியான அமைப்புகளை இயக்கவும், முடிவுகளைத் தெளிவாகக் கூறவும், மேலும் ஒருவரை மதிப்பாய்வு செய்யப் பொறுப்பாக்கவும். அவ்வாறு செய்தால், பின்னர் அனைவரும் விவாதிக்க வேண்டிய மற்றொரு ஆவணத்தை உருவாக்குவதற்குப் பதிலாக, AI குறிப்புகள் ஒரு குழப்பமான கூட்டத்தை நிமிடங்களில் பயன்படுத்தக்கூடிய பின்தொடர் ஆவணமாக மாற்றிவிடும்.
அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்
நிர்வாகியாக டீம்ஸில் AI குறிப்புகளை இயக்குவது எப்படி?
நிர்வாகியாக டீம்ஸில் AI குறிப்புகளை இயக்க, டீம்ஸ் நிர்வாக மையத்தில் தொடங்கவும். மீட்டிங்ஸ் பகுதிக்குச் சென்று, மீட்டிங் பாலிசிகளைத் திறந்து, ரெக்கார்டிங் & டிரான்ஸ்கிரிப்ஷன் பகுதியைப் பார்க்கவும். கோபைலட் அனுமதிக்கப்பட்டிருப்பதையும், சரியான பயனர்களுக்கு டிரான்ஸ்கிரிப்ஷன் இயக்கப்பட்டிருப்பதையும் உறுதிசெய்யவும். AI குறிப்புகளை அணுக வேண்டிய நபர்களுக்கும் இந்தக் பாலிசி ஒதுக்கப்பட வேண்டும்.
டீம்ஸில் AI குறிப்புகளைப் பயன்படுத்த எனக்கு என்ன உரிமங்கள் தேவை?
நீங்கள் பயன்படுத்த விரும்பும் AI குறிப்புகள் அம்சத்தைப் பொறுத்து உரிமம் அமையும். ஃபேசிலிடேட்டருடன் கூடிய நேரலை AI-உருவாக்கிய குறிப்புகளுக்குப் பொதுவாக மைக்ரோசாஃப்ட் 365 கோபைலட் தேவைப்படும். ரீகேப்பில் உள்ள AI குறிப்புகளுக்கு டீம்ஸ் பிரீமியம் அல்லது கோபைலட் அணுகல் தேவைப்படலாம். பல நிறுவனங்களில், இந்த அம்சம் கிடைக்கிறது என்று கருதுவதற்கு முன்பு, நிர்வாகிகள் உரிமம் மற்றும் கூட்டக் கொள்கைகள் இரண்டையும் சரிபார்க்க வேண்டும்.
எனது டீம்ஸ் சந்திப்பில் AI குறிப்புகள் ஏன் காட்டப்படவில்லை?
கோபைலட் முடக்கப்பட்டிருந்தாலோ, படியெடுத்தல் தடுக்கப்பட்டிருந்தாலோ, அல்லது சந்திப்பு வகை ஆதரிக்கப்படாததாக இருந்தாலோ AI குறிப்புகள் தோன்றாமல் போகலாம். சந்திப்பு மிகவும் குறுகியதாக இருப்பதாலோ, படியெடுக்கப்படாமல் இருப்பதாலோ, அல்லது சரியான அமைப்பாளர் அனுமதிகள் இல்லாததாலோ கூட இது நிகழலாம். பயனரின் உரிமம், டீம்ஸ் சந்திப்புக் கொள்கை, படியெடுத்தல் அமைப்புகள், மற்றும் சந்திப்பு உடனடியாகத் தொடங்கப்படாமல் திட்டமிடப்பட்டதா என்பதைச் சரிபார்ப்பதே இதற்கான ஒரு பொதுவான தீர்வாகும்.
நேரலை டீம்ஸ் சந்திப்பின் போது AI குறிப்புகளை இயக்க முடியுமா?
ஆம், ஆதரவுள்ள கூட்டங்களில், ஒரு அமைப்பாளர் அல்லது வழங்குநர் கூட்டத்தின் போது 'வழிகாட்டியை' (Facilitator) இயக்கலாம். அவர்கள் வழக்கமாக, கூட்டக் கட்டுப்பாடுகளில் உள்ள 'கூடுதல் செயல்பாடுகள்' (More actions) என்பதிலிருந்து இதைச் செய்வார்கள், பின்னர் 'வழிகாட்டியை இயக்கு' (Turn on Facilitator) என்பதைத் தேர்ந்தெடுப்பார்கள். பயனுள்ள குறிப்புகளை உருவாக்குவதற்கு முன்பு, டீம்ஸுக்கு உரையாடல் பதிவிலிருந்து கலந்துரையாடல் உள்ளடக்கம் தேவைப்படுவதால், குறிப்புகள் தோன்றுவதற்குச் சில நிமிடங்கள் ஆகலாம்.
டீம்ஸ் மீட்டிங்கிற்குப் பிறகு AI குறிப்புகளை நான் எங்கே கண்டுபிடிப்பது?
கூட்டத்திற்குப் பிறகு, டீம்ஸில் உள்ள மீட்டிங் சாட்டைத் திறந்து, ரீகேப் என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். உங்கள் அமைப்பைப் பொறுத்து, நீங்கள் குறிப்புகள் அல்லது AI குறிப்புகளைக் காணலாம். ஒருங்கிணைப்பாளரால் உருவாக்கப்பட்ட குறிப்புகளும் மீட்டிங் சாட் மற்றும் மீட்டிங் குறிப்புகள் வழியாகத் தோன்றலாம். பொதுவாக, கூட்டம் படியெடுக்கப்பட்டு, அம்சத் தேவைகளைப் பூர்த்தி செய்திருந்தால், கூட்டத்திற்குப் பிந்தைய AI குறிப்புகள் சிறப்பாகச் செயல்படும்.
ஒருங்கிணைப்பாளர், மீள்பார்வை மற்றும் துணை வழிகாட்டி கூட்டக் குறிப்புகளுக்கு இடையே உள்ள வேறுபாடு என்ன?
ஃபேசிலிடேட்டர் என்பது முக்கியமாக ஒரு கூட்டத்தின் போது, நேரலையில் செயற்கை நுண்ணறிவால் உருவாக்கப்படும் குறிப்புகளுக்காகப் பயன்படுகிறது. ரீகேப் என்பது, பயனர்கள் கூட்டத்திற்குப் பிறகு குறிப்புகள், பணிகள் மற்றும் கூட்டத்தின் உள்ளடக்கத்தை மீள்பார்வை செய்யும் இடமாகும். கோபைலட் கூட்டக் குறிப்புகள், கோபைலட் அனுபவத்தின் மூலம் கூட்ட அரட்டை அல்லது ரீகேப்பிலிருந்து உருவாக்கப்படுகின்றன. இவை இரண்டும் ஒன்றுடன் ஒன்று தொடர்புடையவை, ஆனால் அவை முற்றிலும் ஒரே அம்சம் அல்ல, எனவே அமைவுத் தேவைகள் வேறுபடலாம்.
AI குறிப்புகள் செயல்பட, டீம்ஸ் சந்திப்புகளுக்கு எழுத்து வடிவம் தேவையா?
பல டீம்ஸ் AI குறிப்புப் பணிப்பாய்வுகளில், படியெடுத்தல் இன்றியமையாதது, ஏனெனில் அது AI பகுப்பாய்வு செய்வதற்கு ஒரு ஆதாரத்தை வழங்குகிறது. குறிப்பாக, மீள்பார்வை AI குறிப்புகள், படியெடுத்தலின் இருப்பு மற்றும் கூட்டத்திற்கான தகுதி ஆகியவற்றைப் பொறுத்து அமைகின்றன. கூட்டக் கொள்கைகளில் படியெடுத்தல் அனுமதிக்கப்பட்டுள்ளதா என்பதை நிர்வாகிகள் உறுதிப்படுத்த வேண்டும், மேலும் கூட்டத்திற்குப் பிந்தைய குறிப்புகள் தேவைப்படும்போது, கூட்டம் படியெடுக்கப்பட்டுள்ளதா என்பதை அமைப்பாளர்கள் உறுதி செய்ய வேண்டும்.
டீம்ஸில் AI குறிப்புகளுக்கான ஃபெசிலிடேட்டரை யார் இயக்க முடியும்?
டெஸ்க்டாப் அல்லது இணையத்தில் டீம்ஸைப் பயன்படுத்தும் அமைப்பாளர்கள் அல்லது வழங்குநர்களால் பொதுவாக ஃபெசிலிடேட்டரை இயக்க முடியும். மொபைல் பயனர்களால் நேரலைக் குறிப்புகளைப் பார்க்க முடியலாம், ஆனால் அவர்களால் ஃபெசிலிடேட்டரைத் தாங்களாகவே செயல்படுத்த முடியாமல் போகலாம். ஒரு பங்கேற்பாளரால் குறிப்புகள் விருப்பத்தைப் பார்க்க முடிவதற்கும், மற்றொருவரால் அதை இயக்க முடியாமல் போவதற்கும் இந்த பங்கு வேறுபாடே பெரும்பாலும் காரணமாக அமைகிறது.
டீம்ஸில், AI மூலம் உருவாக்கப்படும் சந்திப்புக் குறிப்புகளை இன்னும் சிறப்பாகப் பெறுவது எப்படி?
தெளிவான நிகழ்ச்சி நிரலைப் பயன்படுத்துங்கள், முடிவுகளை உரக்கக் கூறுங்கள், மற்றும் செயல் திட்டங்களை அவற்றின் பெயர்களுடன் தெளிவாக ஒதுக்குங்கள். முடிந்தவரை ஒருவர் பேசும்போது மற்றவர் பேசுவதைத் தவிர்க்கவும், மேலும் கூட்டத்தின் மொழியை சீராகப் பராமரிக்கவும். கூட்டத்திற்கு ஒரு கட்டமைப்பு இருக்கும்போது, செயற்கை நுண்ணறிவு (AI) குறிப்புகள் சிறப்பாகச் செயல்படும். குறிப்புகளைப் பரவலாகப் பகிர்வதற்கு முன்பு அவற்றை மதிப்பாய்வு செய்வதும் உதவியாக இருக்கும்.
டீம்ஸில் உள்ள AI குறிப்புகளைப் பகிர்வது போதுமான அளவு நம்பகமானதா?
AI குறிப்புகள் உதவியானவை, ஆனாலும் அவற்றைப் பகிர்வதற்கு முன்பு, குறிப்பாக வாடிக்கையாளர்கள் அல்லது தலைமைப் பொறுப்பில் உள்ளவர்களுடன், அவற்றைச் சரிபார்க்க வேண்டும். பெயர்கள், எண்கள், முடிவுகள், காலக்கெடுக்கள் மற்றும் முக்கியமான விவரங்களை மதிப்பாய்வு செய்யவும். AI குறிப்புகளை ஒரு குறைபாடற்ற சட்ட அல்லது இணக்கப் பதிவாகக் கருதாமல், ஒரு பயனுள்ள வரைவாகக் கருதுவதே இக்கட்டுரையின் நடைமுறை விதியாகும். மனித மதிப்பாய்வும் இன்றியமையாதது.
குறிப்புகள்
-
மைக்ரோசாப்ட் ஆதரவு - மைக்ரோசாப்ட் டீம்ஸ் கூட்டங்களில் ஒருங்கிணைப்பாளர் - support.microsoft.com
-
மைக்ரோசாப்ட் லேர்ன் - கோபைலட் சந்திப்புக் கொள்கை அமைப்புகள் - learn.microsoft.com